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学生档案管理办法
2015年03月20日 学生工作处 

学生档案管理办法

 

第一条  总则

1、学生档案是学生在校期间政治思想品德学习等方面的真实记录。为了规范学生档案管理,保证档案资料完整和安全,为用人单位提供可靠依据,结合学院实际情况特制定本办法

2、本办法适用于我院所有在册学生。

3、学院和学生工作有关的部门都必须重视学生档案管理工作,各部门有责任协助学生管理部门做好由其形成的应归入学生档案的资料收集整理工作。

第二条  学生档案的组成

一、分类

根据招收学生层次和发证机关的不同,学生档案分为以下三类:

1、西安电力机械制造公司机电学院档案

2、西安技师学院档案

3、西电公司职业中专档案

二、组成

学生档案由以下几部分组成:

1、原学校档案:初中或高中阶段的学籍档案(学生自愿);

2、在校期间档案:录取通知书、政审表、体检表、军训登记表、学籍登记表、毕业生登记表、技能鉴定表、操行评分表、各种奖励申请表;

第三条  归档要求

一、材料

由于学院实行双证书制,大专生有两套档案:机电学院学生档案和技师学院学生档案。

1、统招生机电学院学生档案中含:

A、入校前档案(高中档案,采取自愿);

B、机电学院录取通知书;

C、普通高校新生登记表;

D、机电学院学籍登记表;

E、机电学院毕业生登记表;

F、成绩单; 

G、毕业生就业报到证(派遣证)。

2、成招生机电学院学生档案中含:

A、入校前档案(高中、职专、技校档案,采取自愿);

B、机电学院录取通知书;

C、成人高校新生登记表;

D、机电学院学籍登记表;

E、机电学院毕业生登记表;

F、成绩单。

3、五年一贯制学生(2套档案,机电学院、技师学院)

档案袋里装的材料同机电学院、技师学院学生档案相同,只是学籍登记表领2份供5年填用(3年+2年)

4、技师学院档案包括技师学院高级工学生档案和中级工技校生档案,档案中含:

A、技工院校政审表; 

B、技工院校体检表; 

C、技工院校录取通知书;

D、技师学院学籍登记表; 

E、技师学院毕业生登记表; 

F、技能鉴定表;

G、操行评分表;

H、奖学金、三好学生、优秀干部等各类申请表;

I、入校前档案(中级工学生,初中档案,采取自愿)。

5、职专生档案中含:

A、入校前档案(初中档案,采取自愿);

B、政审表;

C、体检表;

D、职专生学籍表;

E、技能鉴定表;

F、奖学金、三好学生、优秀干部等各类申请表;

G、操行评分表。

6、预备技师档案中含:

A、录取通知书

B、政审表

C、技师学院学籍登记表

D、技师学院毕业生登记表

E、奖学金、三好学生、优秀干部等各类申请表

二、学生档案的建立和要求

1、新生录取通知书由招生办公室(以下简称招办)发放,学生接到录取通知书后,持通知书到原学校提取个人档案(统招生),开学报到时与原校档案一起交班主任(采取自愿原则)。

2、技工院校录取通知书由招办移交学生工作处(以下简称学生处)。

3、政审表、体检表是学生报名时填写的,由招办审核盖章,注册后统一移交学生处。

4、普通高校新生登记表(统招生用)和成人高校新生登记表(成招生用)由学生处根据学生人数印发给各系,由班主任组织学生填写,检查无误后班主任签字确认交系,各系审核盖章后放入学生档案。

5、学籍登记表应在学生入学一月内发放,学生填写无误后交班主任处,班主任负责保管并按时填写成绩、评语等。

6、毕业生登记表是在中专生第四学期,大专生第五学期,五年制学生第八学期分别由学生处学生学籍管理人员发放,学生填写无误后在顶岗实习前交回班主任处,班主任填写相关内容。

7、成绩单由教务处在学生顶岗实习后移交到学生处(统招生、中职生在每年6月份之前,成招生在每年12月份之前)。

8、统招毕业生就业报到证由培训部(就业办)于7月前向学生处提供。

9、学生奖励、惩处记录在评选、确认后,返回各班主任处,与学生本人其他档案一起保管。

10、学生在校学习期间,由班主任保管学生档案并填写相关内容,在最后一学期由系部审核后统一交学生处学生学籍管理人员,学生学籍管理人员检查资料确认无误后存档。

第四条  学生档案填写要求

1、学生填写时必须抱着实事求是的态度填写,填写时一律用钢笔或黑色水性笔填写,字迹要清楚书写要规范,不得涂改,污染。凡需要粘贴照片的必须粘贴照片,一律遵循高级工蓝底、中级工红底照片的原则。

2、《学籍登记表》、《毕业生登记表》学生个人内容需全部填写,不留空白。如有情况不明无法填写时,应写“不清”、“不详”,如无该项情况,应写“无”。所有同类项目填写内容应一致。

3复写纸书写的以及传真件不得归档。归档材料应是原件,特殊情况存入复印件的,应在复印件上注明原件保管单位并加盖签发单位认定的章印。

4、归档材料必须注明所在系、班级和学号。

5如有其他问题可另附说明。

第五条  学生档案的日常管理

1学生在校期间的档案由班主任负责整理和保管。在校期间政治思想学习考试考核奖惩等方面材料,要如实填写登记归档,以保证档案资料的系统完整。

2新生在报到入校两周,班主任应清楚本班学生的类型,按规定发放学籍表格,组织学生填写建立学生档案。

(备注:因高级工班内成招生通过成考时间不一致,档案资料很难管理,为便于班主任管理,应在学生入校后建立技师学院档案的同时统一建立机电学院学籍档案,但需在档案袋右上角用铅笔备注成考通过时间。)

3学生档案本着跟随学生的原则,学生跨变动时,档案要及时进行交接。学生中途退、休学的,应做好档案提取和移交手续。

4学生休学期间,班主任应将学生休学前各项数据填写完整,在档案袋右上角表注休学,同本班学生档案一起保管。休学学生如在原班级毕业前复学,应在办完复学申请表后,拿着申请表到原班主任处领取自己的档案交现班级班主任。如已到毕业时间还未复学的档案随本班档案一起交学生处。

5退学学生,班主任在学生办理完退学手续后或违纪文件印发后,将学生退学前各项数据填写完整后,用铅笔在档案袋右上角标上退学时间或违纪文号保管好,学期末移交系部学生管理办公室,再由管理办公室以系为单位移交给学生处,并填写《  系  班退学学生档案移交单》。

6学生顶岗实习前班主任要以班级为单位,按学号排序,整理好学生档案并填写《  系  班档案移交登记表》。、

7学生毕业前,各系按照学生处要求做好学生档案的整理、归类工作,填写《  系  届学生档案移交汇总表》。

第六条  学生档案移交要求

1班主任向系学管交接具体要求:

A、学生档案内资料必须按要求装存,缺一不可。

B、学生档案按学号顺序排列。

C、移交前要填写《  系  班档案移交登记表》,序号按学生学号顺序填写,此表覆在本班档案的上面移交给系学管。

2系学管向学生处移交档案具体要求:

A、系部负责学管老师需先对本系学生档案进行检查。

B、检查后交《  系  届学生档案移交汇总表》。该表一式份交双方各留一份

第七条  查、借阅档案

1、本校老师借阅查档,学生处处长同意。

2、外单位人员借阅档案必须持单位证明并经学生处处长同意。

第八条  领取档案手续

领取毕业证、档案时需携带:

A、身份证或学生证。

B、最后一学期(年)缴费凭证。

C、就业证明。

D、如需代领,请携带被代领人的身份证复印件及上述的A、B、C款。

第九条  附则

1、学生在毕业后由本人提取档案,未毕业者不得提档。

2、学生档案未加封条前不得交给学生个人。学生提取个人档案后,应及时交由目前工作单位或托管单位保管,不得私自拆看,违者不予补办。

3对于已毕业学生,学院代为保管档案一年,一年后领取档案的学生,学院酌情收取保管费。

4、本办法自下发之日起实行,解释权归学生工作处。

 

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