为完善学院档案管理体系，提高学院档案管理工作质量，近日，学院办公室对学生管理服务中心、后勤资产管理服务中心、教务处、培训部等部门档案管理工作进行了检查、评价，各部门相关工作人员参加了此次检查工作。

此次检查分为听取汇报、实地检查、现场指导和评价整改四部分。各部门档案管理员首先汇报了本部门档案管理工作的基本情况，随后学院办公室检查人员进行实地检查和现场指导。检查中发现，各部门均有专人或多人管理档案，档案收集较完整，分类较合理，存档较规律，但保管期限不明确，历史档案留存不全，无档案台账；近几年的纸质档案基本有对应的电子档案，但并未单独保管，后期有签字、批注、手写合同之类的文件材料均未留存电子档案；各部门有固定的档案存放场所，档案基本能分类存放，但仍然存在存放地点不够规律，标识不清或无标识，管理不够规范等问题；档案存放地均无防火、防虫鼠等措施；声像实物档案基本能及时移交学院档案室，但个别部门声像实物档案收集不完整，保管不规范。

各部门对此次检查工作都高度重视，检查前也做了自查，在档案收集整理和存放上都达到预期效果，检查人员对此也给与了肯定，同时对于工作上的不足现场进行了指导。

检查后，学院办公室对各部门的工作情况进行了打分评价，并以通报形式告知，在通报中详细解析了各部门档案管理的工作现状和存在问题，并对进一步改进提出了相关要求：第一，各部门应指派专人管理档案，建立责任制。建立档案台账，登记档案明细，做到账物相符。根据《学院管理类文件材料归档范围和保管期限表》要求收集整理文件材料，明确保管期限，分类归档。电子档案应与纸质档案相对应，同时留存，专门建立文件夹归档，并异地备份。第二，各部门确定档案的固定存放地点，规划存放空间，调配所需的存档设施，将档案分类存放，档案柜外标识清晰，存放地应宽敞整洁，要求配备温湿度仪、灭火器、粘鼠板、防虫药等物品。第三，声像实物等档案应及时收集整理归档，并建立台账，需入学院档案室的应及时移交。

学院办公室将时刻关注各部门档案工作的进展情况，及时解决档案管理工作中遇到的困难和问题，逐步提高档案管理水平，利用好档案资源，更好地为学校发展服务。（图文：学院办公室 康海伦）

后勤管理中心档案存放室

档案入柜

整理好的归档文件

2018年5月3日